Obaveza fiskalnog zadržavanja prema holandskom zakonu

Ažurirano 26. juna 2023

Kada pokrenete holandski posao, moraćete da se pridržavate svih holandskih zakona koji regulišu poslovno okruženje. Jedan od takvih zakona je takozvana obaveza fiskalnog zadržavanja. Ovo vam u suštini govori da morate arhivirati svoju poslovnu administraciju na određeni broj godina. Zašto? Zato što ovo omogućava holandskim poreznim vlastima da provjere vašu administraciju kad god smatraju prikladnim. Obaveza zadržavanja poreza je zakonska obaveza koja se primjenjuje na sve poduzetnike u Holandiji. Ako ste navikli raditi s prilično starim fajlovima i načinima arhiviranja vaše administracije, ovo može biti pravi izazov. Čak postoji velika šansa da, a da to niste svesni, ne poštujete obavezu zadržavanja.

U suštini, obaveza fiskalnog zadržavanja kaže da su svi preduzetnici u Holandiji zakonski obavezni da zadrže administraciju svoje kompanije sedam godina. Napominjemo da za neke dokumente važi rok čuvanja od sedam godina, a za druge deset godina. Dokumenti takođe moraju biti pohranjeni na način koji omogućava inspektorima holandskih poreskih uprava da lako provjere administraciju u razumnom vremenskom periodu. U ovom članku ćemo opisati šta obaveza fiskalnog zadržavanja znači za vašu kompaniju, kako je možete pridržavati i na koje zamke treba paziti.

Informacije o obavezi fiskalnog zadržavanja

Kao što smo već ranije objasnili, svi vlasnici holandskih preduzeća imaju zakonsku obavezu ponuditi holandskim poreskim upravama mogućnost da provjere administraciju do prije sedam godina. Ovo se odnosi na osnovne podatke o vašoj finansijskoj potrošnji i zaradi, kao što su glavna knjiga, vaša uprava zaliha, potraživanja i obaveze, administracija kupovine i prodaje i administracija platnog spiska. Dakle, sav novac koji izlazi i ulazi tokom bilo koje određene fiskalne godine, koja teče od 1^st januara do 31^st decembra. Morate imati na umu da to znači da svaki holandski preduzetnik mora biti u mogućnosti da prikaže sve podatke iz proteklih sedam (ili deset) godina, tokom nasumične provjere od strane poreskih organa. Slučajno znači da mogu doći nenajavljeno, tako da općenito uvijek morate biti spremni.

Postoji mnogo mogućih razloga za provjeru, iako se ponekad dešava samo kao opšta revizija. Porezne vlasti mogu jednostavno odlučiti da vam je potrebna periodična provjera, kako bi se uvjerili da sve radite legalno i da vaša administracija bude ažurirana. Ove provjere se dešavaju nasumično, ali ne baš često. U drugim slučajevima, uglavnom postoji jasan razlog zašto se poreski organi odlučuju da vas provjere. Na primjer, predali ste prijave koje su poreznim vlastima sumnjive. Ili možete zamisliti istragu koju poreski inspektor provodi kod nekog od vaših dobavljača, poslovnog partnera ili druge uključene treće strane. Inspektor tada traži pristup vašoj administraciji i vidi može li otkriti greške ili nepravilnosti. Zbog toga knjigovođe i računovođe često ukazuju svojim klijentima da je veoma važno voditi dobro osmišljenu i konciznu administraciju.

Ne samo zato što poreski organi mogu doći i zaroniti u vašu administraciju, već i zbog drugih pogodnosti posebno za vas i vašu kompaniju. Ako imate solidnu administraciju, onda vam to pruža uvid u vaše finansijske brojke. To se donekle može videti paralelno sa kućnom knjigom: nadgledate sav novac koji ulazi i izlazi. To znači da tačno znate gdje postoje problemi, na primjer, kada trošite više na imovinu nego što zapravo ostvarujete u profitu. Uprkos činjenici da možda nije velika šansa da vam inspektor pokuca na vrata, ipak je pametno da uprava bude u redu. Za preduzetnike, računovodstvo je takođe pouzdan izvor brojki za donošenje informisanih odluka. To znači da je lakše odlučiti kada investirati u nešto novo, za razliku od ulaganja manjeg iznosa i zarađivanja više novca u određenom vremenskom periodu. Daje vam ukupni pogled na profitabilnost vaše kompanije, što je veoma važno ako želite da postignete istinski uspeh.

Kada primjenjujete period obaveze zadržavanja od 10 godina?

Kao što smo ukratko napomenuli gore, redovni period zadržavanja je 7 godina. U nekim slučajevima, poduzetnici će morati čuvati informacije i podatke nekoliko godina duže, odnosno 10 godina. Jedna od situacija u kojoj se primjenjuje ova obaveza produženog zadržavanja je kada posjedujete ili iznajmljujete poslovnu zgradu ili drugu vrstu poslovnog prostora. Podaci o nepokretnoj imovini podliježu obvezi čuvanja od deset godina, pa ako posjedujete bilo koju vrstu imovine preko svoje kompanije, podliježe vam duži rok čuvanja. Isto važi i kada vaša kompanija pruža, ili je uključena u pružanje usluga radio i televizijskog emitovanja, elektronskih usluga i/ili telekomunikacionih usluga, a takođe se opredelila za tzv. OSS šemu (One-Stop-Shop). Imajte na umu da je zapravo potpuno moguće sklopiti dogovore sa poreskim organima o određenim propisima ili aranžmanima, kao što su:

• Koliko bi administracija trebala biti detaljna
• Način na koji se vodi evidencija
• Čuvanje podataka osim osnovnih podataka kraći vremenski period

Također čuvajte i ažurirajte, ako je primjenjivo, registraciju vremena "osnovnih podataka" za godišnji odbitak poreza na preduzetnike. Ovo važi i za održavanje dobre registracije kilometraže. Trebali biste ga zadržati za korištenje vašeg privatnog automobila za posao, ili obrnuto: kada službeni automobil koristite samo poslovno, a nikada privatno.

Ko bi tačno trebao da drži administraciju?

Jedno od prvih pitanja koje biste mogli postaviti je ko je dužan da drži administraciju najmanje 7 godina? U stvarnosti, svaki vlasnik preduzeća je obavezan da to učini. Nije važno koliko je vaš posao veliki ili mali: obaveza je na svakom holandskom preduzetniku. Ne morate samo da održavate administraciju, već se ona mora održavati na način koji omogućava poreznim vlastima da je provjere. Dakle, postoje neka pravila i propisi, što znači da vaša administracija mora biti ispravna u skladu sa holandskim zakonom. Ova administracija vam je potrebna da pravilno podnesete PDV prijavu i deklaraciju o isporukama unutar zajednice (ICP), ali i da možete pravilno voditi svoje poslovanje. Općenito, to znači da morate zadržati sve originalne dokumente, tako da ćete ih moći pokazati poreznom inspektoru kada on/ona obavi provjeru.

Ko je oslobođen vođenja kompletne PDV evidencije?

Postoje neki preduzetnici, koji ne moraju da vode kompletnu PDV evidenciju:

• Preduzetnici koji isporučuju samo robu ili usluge oslobođene PDV-a
• Pravna lica koja nisu preduzetnici, ali imaju PDV identifikacioni broj

Dodatne administrativne obaveze

Da li posjedujete kompaniju koja se bavi trgovinom robom na margini? Tada se na vas odnose dodatne administrativne obaveze. Šta je roba sa maržom? Marginska roba je uglavnom rabljena (polovna) roba koju ste kupili bez plaćanja PDV-a. Pod određenim uslovima, kao marginalna roba mogu se smatrati i sljedeće stavke:

• umjetnost
• Antikviteti
• Kolekcionarski predmeti koje kupujete ili uvozite sa PDV-om.

Šta spada u kategoriju rabljene robe?

Polovna roba je sva roba koju možete ponovo koristiti, bilo da je nakon popravke ili ne. Napominjemo da je sva roba koju kupite od fizičke osobe uvijek rabljena, čak i ako nikada nije korištena. Korištena roba također uključuje robu koja je uzgojena u kući ili, kao u slučaju konja. Kada trgujete robom sa maržom, morate voditi evidenciju. To je zbog činjenice da je trgovina robom na margini podložna općim administrativnim obavezama. Osim toga, različita pravila se primjenjuju na vašu administraciju robe s marginama. Kupovina i prodaja marže mora se, naravno, voditi u vašoj evidenciji. Za ovu robu postoje dvije različite metode da se to postigne:

• Vi obračunavate PDV po pojedinačnom proizvodu i pratite kupovinu i prodaju po artiklu u svojoj administraciji. Porezni organi ovo nazivaju individualnom metodom.
• PDV obračunavate na ukupnu profitnu maržu u periodu deklariranja. Ovo nazivamo metodom globalizacije.

Oba metoda podliježu dodatnim administrativnim obavezama. Dakle, koju metodu koristite? Na ovo pitanje se može odgovoriti navođenjem da od vrste robe zavisi koju metodu smijete koristiti. Metoda globalizacije je obavezna za sljedeću robu:

• Transportna sredstva, kao što su automobili, motocikli, bicikli, mopedi i kamp prikolice
• Odjeća
• namještaj
• Knjige i časopisi
• Foto, filmska i video oprema
• Video kasete, DVD-ovi, muzičke kasete, CD-ovi, LP-ovi itd.
• Muzički instrumenti
• Kućanskih aparata
• Električnih aparata
• kućni ljubimci
• Umjetnost, antikviteti i kolekcionarski predmeti (pod određenim uvjetima, kao što je već spomenuto)

Metoda globalizacije je također obavezna za dijelove, pribor i zalihe koji se koriste u ovoj robi, budući da oni čine sastavni dio same robe sa marginom. Dakle, čak i ako stavite novu izduvnu cijev na svoj polovni automobil, to će biti dio marginalnog dobra (automobila).

Roba koja nije kvalifikovana kao marginalna roba

Trgujete li drugom robom osim robe s marginom? Znači da se vaša roba ne može kvalificirati kao korištena? Zatim morate primijeniti individualnu metodu, za razliku od metode globalizacije. Metoda globalizacije vam omogućava da nadoknadite negativne profitne marže u odnosu na pozitivne profitne marže. Međutim, to nije dozvoljeno kod individualne metode. U svakom slučaju, potpuno je moguće zatražiti od holandskih poreznih vlasti da promijene metode, kad god smatrate da će vam to odgovarati. Samo u slučaju kada ste aukcionar, ili posrednik koji djeluje u vaše ime kao aukcionar, ne smijete primjenjivati ​​metod globalizacije. Ovo može biti zbog činjenice da aukcionar funkcioniše kao posrednik između kupaca i prodavaca, te se stoga ne može posmatrati kao vlasnik predmeta. Takođe, možete prodati robu sa maržom sa PDV-om. Možete zapravo odabrati prodaju robe s maržom s PDV-om. Možete pročitati šta trebate učiniti u svojoj administraciji pod Administrativne posljedice pri prodaji po normalnoj šemi PDV-a.

Tačne dokumente koje morate da čuvate tokom određenog vremenskog perioda

Kao što smo ranije napomenuli, potrebno je da sve osnovne podatke administracije Vašeg preduzeća čuvate u periodu od 7 godina, kako bi poreski organi mogli provjeriti podatke. Period od 7 godina počinje kada istekne trenutna vrijednost bilo koje robe ili usluge. Da bismo mogli objasniti šta 'trenutno' znači u ovom kontekstu, možemo se poslužiti primjerom ugovora o najmu automobila. Zamislite da iznajmite automobil na period od 3 godine. Sve dok je ugovor aktivan, roba ili usluga se smatraju tekućim. Raskidom ugovora, međutim, roba ili usluga se u tom trenutku više ne koriste i stoga se kvalifikuju kao istekli. Isto važi i za situaciju, kada izvršite konačnu uplatu da biste nešto platili (otplatili). Od tog trenutka podatke o ovoj robi ili usluzi morate čuvati 7 uzastopnih godina, jer tada zapravo počinje period čuvanja. Naravno, želite da znate koje dokumente i koje podatke trebate arhivirati. Osnovni podaci se općenito sastoje od sljedećeg:

• Glavna knjiga
• Uprava akcija
• Administracija kupovine i prodaje
• Administracija potraživanja i obaveza
• Administracija platnog spiska

Osim gore navedenih osnovnih podataka, potrebno je voditi računa o tome da morate čuvati i sve matične podatke. Glavni podaci se odnose na teme kao što su informacije o vašim dužnicima i povjeriocima i dosijei artikala. Imajte na umu da se sve mutacije u glavnim podacima moraju naknadno pratiti.

Ispravan način skladištenja faktura

Važan dio obaveze čuvanja je specifičan način na koji se podaci primaju i pohranjuju. Prema zakonskim odredbama koje pokrivaju ovu temu, knjige, dokumente i nosače podataka koji su važni za oporezivanje morate voditi na potpuno isti način na koji ste ih primili. Dakle, u svom izvornom stanju, što znači primarno snimanje izvornih podataka. To znači da digitalno primljeni dokument također treba biti pohranjen digitalno, što se u početku može činiti kontraintuitivnim, jer je fizički pohranjivanje podataka bilo uobičajeno tako dugo. Ovo više ne važi. Na primjer, ponudu ili fakturu koju dobijete putem e-pošte potrebno je pohraniti kao digitalni fajl, jer je originalni način na koji ste ga primili digitalan. Prema pravilima obaveze zadržavanja, ovu ponudu ili fakturu možete pohraniti samo digitalno.

Još jedna stvar koju biste trebali učiniti je pohranjivanje izvora datoteke koju ste primili, pored pohranjivanja svake digitalne datoteke u digitalnom obliku. Samo pohranjivanje fakture nije dovoljno, jer poreznici žele da možete dokazati da nakon prijema fakturu niste ručno korigovali. Dakle, to shvatate tako što ne samo da čuvate samu fakturu, već i e-mail u koji je račun priložen. Ovo omogućava inspektoru da vidi da je faktura koju ste sačuvali u PDF ili Word fajlu zaista ista kao ona koja je prvobitno primljena putem e-pošte. Podaci u informacionom sistemu, takozvani izvedeni podaci, moraju se pratiti do izvornih podataka. Ovaj revizorski trag je važan uslov kada je u pitanju digitalno pohranjivanje administracije. Takođe vam je dozvoljeno da tražite identifikaciju od svojih kupaca. Ono što nije dozvoljeno, prema GDPR pravilima, međutim, jeste da se ovaj oblik identifikacije kopira i, na primjer, pohranjuje u administraciji. Ovo je dozvoljeno samo u slučajevima kada je to obavezno, na primjer kada zapošljavate zaposlenika ili ljudi moraju dokazati svoj identitet kako bi postali pretplatnik (nekih) usluga koje nudite.

Ispravan način održavanja fizičke administracije

Račun ili drugi dokument koji dobijete poštom na papiru, a koji se mora čuvati, možete zapravo digitalizirati i digitalno pohraniti prema poreznim organima. Dakle, u suštini, zamjenjujete izvorni fajl, a to je faktura na papiru, digitalnom datotekom. To se zove konverzija. Ali imajte na umu da u ovom scenariju također morate zadržati originalni fajl, kao što smo gore spomenuli, tokom pravno obavezujućeg perioda. Prilikom digitalizacije, postoje neki važni faktori o kojima biste trebali biti informirani. Vlasnici preduzeća često digitalizuju skeniranjem faktura, fotografisanjem dokumenata ili povezivanjem alata za digitalizaciju sa njihovim računovodstvenim programom, koji se još naziva i „skeniraj i prepoznaj“. Samo ovim posljednjim načinom digitalizacije moguće je ne samo lakše digitalizirati račune, već i po ispravnoj proceduri.

U brošuri o obavezi zadržavanja, holandska poreska uprava upućuje na uslove koje konverzija mora ispuniti. Ovdje je važno da se sigurnosne karakteristike originalnog dokumenta ne izgube. To znači da papirnate račune uvijek čuvate fizički (u papirnom obliku) u periodu od sedam godina. Poreskim vlastima je teško provjeriti autentičnost potvrda o plaćanju gotovinom. S druge strane, postoje i primjeri računovodstvenih kuća koje su o tome sklopile dogovore sa poreskim organima. Na primjer, uredi su zajedno dobili dozvolu za sve svoje klijente da pohranjuju fizičke račune u digitalnom obliku, tako da više ne moraju ništa držati na papiru. Pametno je da vi, kao poduzetnik, istražite svoje mogućnosti i eventualno razgovarate s poreznim vlastima o svojim specifičnim željama. Često su voljni biti fleksibilni i pomoći vam na određene načine, sve dok sve održavate čistim, transparentnim i legalnim.

Odgovarajući način pohranjivanja digitalnih podataka

Postoji nekoliko načina za pravilno pohranjivanje digitalnih podataka. Najvažniji uslov je, naravno, da se podaci moraju čuvati 7 (ili 10) godina. Da li pohranjujete sve svoje podatke i radite na vlastitom serveru? Zatim holandski fiskalni zakon nalaže da morate imati dobru proceduru rezervne kopije, a da ove rezervne kopije također morate izvoditi dosljedno. Pored toga, ove sigurnosne kopije moraju biti pohranjene na drugoj lokaciji, a ne na lokaciji na kojoj se nalazi digitalna administracija. U tu svrhu možete, na primjer, koristiti vanjski čvrsti disk. Također je dozvoljeno i moguće odabrati rješenje u oblaku za pohranjivanje podataka. Jeste li znali da računovodstveni softver zasnovan na oblaku ima mnoge prednosti, kao što su sljedeće: 

• Vi i vaš knjigovođa ili računovođa možete pristupiti podacima s bilo kojeg uređaja
• Vaši podaci se čuvaju i ne mogu se izgubiti ili oštetiti ako se računar ili drugi uređaj sruši
• Možete se informirati i upravljati svojom kompanijom na osnovu stvarnih trenutnih podataka
• Također možete povezati druge programe sa računovodstvenim softverom

Kada imate na umu ova pravila, prilično ste sigurni da pohranite svoju digitalnu administraciju na ispravan način. U nastavku ćemo iznijeti još neke zanimljive detalje u vezi s digitalnom administracijom.

Dodatni uslovi i zahtjevi u vezi sa digitalnom pohranom datoteka i podataka

Da li imate pohranjene podatke o staromodnoj opremi? Obaveza čuvanja također znači da zadržani podaci moraju biti dostupni. Dakle, morat ćete moći pristupiti i otvoriti originalnu datoteku. To znači da, na primjer, stara oprema koja vam omogućava pristup podacima mora biti sačuvana, ako se određene digitalne datoteke mogu konsultovati samo na taj način. Možete se sjetiti starih medija za pohranu, kao što je stara disketa ili starija verzija Windowsa. Štaviše, većina računovodstvenih paketa finansijski podržava takozvani revizorski fajl. Revizorski dosije je izvod iz glavne knjige. Imajte na umu, međutim, da nije dovoljno zadržati samo revizijski fajl, jer ne uključuje sve administrativne unose. Štaviše, imajte na umu sva elektronska sredstva komunikacije, kao što su kalendar, aplikacije i SMS. Sve poruke putem e-maila, WhatsAppa, SMS-a, pa čak i Facebooka treba čuvati onoliko koliko se smatra da spadaju u kategoriju 'poslovna komunikacija'. U slučaju inspekcije, ove informacije moraju biti dostupne u obliku koji zahtijeva inspektor. Ovo pravilo važi i za vođenje digitalne agende.

Više o konverziji papirne datoteke u digitalni ili medij za pohranu

Pod određenim uslovima, možete prenositi podatke sa jednog medija za skladištenje na drugi. Na primjer, skeniranje papirnog dokumenta ili sadržaja CD-ROM-a na USB stick. Naravno, postoje određeni uslovi da bi se to moglo učiniti, a to su:

• Konverzija se vrši korektno i potpuno
• Konvertirani podaci dostupni su tijekom cijelog perioda zadržavanja
• U mogućnosti ste reproducirati podatke i učiniti ih čitljivim i kontroliranim u razumnom roku

Ako to uspijete realizirati, nećete više biti u obavezi da čuvate papirnu dokumentaciju. Dakle, ako uspijete ispuniti gore navedene uslove, više ne morate čuvati originalni dokument. Ovo će vam uštedjeti vrijeme i prostor, jer više nećete imati potrebu za fizičkom administracijom. Dakle, u osnovi, digitalna verzija će zauzeti mjesto originala. U principu, konverzija je moguća za sve dokumente, osim:

1. Bilans stanja
2. Izvještaj o imovini i obavezama
3. Određeni carinski dokumenti.

Bez fizičke administracije, zapravo možete uštedjeti mnogo kancelarijskog prostora i sebi mnogo dodatnog posla. Nema više traženja starih arhiva ili kutija za cipele u punjenim ormarima. Kada pogledate digitalni razvoj u posljednjih 10 do 20 godina, mudro je napraviti korak ka potpuno digitalnoj administraciji. Gotovo je nemoguće ikada izgubiti datoteku koja je pohranjena digitalno, posebno kada koristite rješenje zasnovano na oblaku. Takođe, mnogo je lakše i brže petljati digitalne datoteke. Također pomozite svom računovođi. Razgovarajte sa svojim računovođom s vremena na vrijeme i pokušajte postaviti administraciju na takav način da se pridržavate zakonske obaveze zadržavanja. Računovodstveni programi na mreži ne samo da pružaju veću kontrolu nad administracijom. Sa dobro zaštićenim zaštitnim zidovima i sigurnim ključevima, dobri računovodstveni programi na mreži automatski pohranjuju vašu administraciju u oblak. Možete ga vidjeti kao digitalni sef, na sigurnom mjestu, kojem niko drugi ne može pristupiti osim vas i vašeg računovođe. Ili: poreska uprava, kada vam inspektor mora provjeriti knjige.

Intercompany Solutions može vas dodatno informisati o obavezi fiskalnog zadržavanja

Kao što vidite, postoji dosta toga vezano za obavezu fiskalnog zadržavanja. Pametno je uvijek ostati informiran o najnovijim zakonima u vezi s tom temom, kako biste kao poduzetnik znali da poslujete u skladu sa svim primjenjivim holandskim zakonima. Vaš računovođa bi vas zapravo trebao informirati o tome, kao io svim mogućnostima da se pridržavate ovog zakona na pravilan i siguran način. Ako nemate računovođu i ne znate kako da se pridržavate, ili ste možda tek pokrenuli vlastiti posao i novi ste u takvim temama: u svim takvim slučajevima uvijek se možete obratiti Intercompany Solutions. Možemo vam pružiti opsežne finansijske i fiskalne savjete, uključujući najbolji način da zadržite odgovarajuću administraciju. Također možemo ponuditi podršku i savjete kada je u pitanju plaćanje poreza i sastavljanje vaše godišnje porezne prijave. Ne ustručavajte se kontaktirati nas direktno za više informacija.

izvori:

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/